W dobie rosnących potrzeb komunikacyjnych, zarówno małe i średnie przedsiębiorstwa (SMB), jak i duże organizacje korporacyjne stają przed wyzwaniem integracji swoich systemów telefonicznych z narzędziami do współpracy. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest Microsoft Teams Phone. W oparciu o raport Forrester, chcielibyśmy przedstawić, jak wdrożenie Microsoft Teams Phone może przynieść znaczące korzyści zarówno dla dużych firm, jak i dla SMB.
Wyzwania Przed Wdrożeniem Microsoft Teams Phone
Przed wdrożeniem Microsoft Teams Phone, firmy borykały się z wieloma problemami związanymi z tradycyjnymi rozwiązaniami telekomunikacyjnymi. Tradycyjne systemy telefoniczne, takie jak PBX (Private Branch Exchange) czy oparte na IP systemy VoIP, nie spełniały oczekiwań współczesnych firm. Przede wszystkim brakowało im integracji z nowoczesnymi narzędziami do współpracy, co skutkowało ograniczoną efektywnością komunikacji oraz zwiększonymi kosztami zarządzania.
Firmy musiały poświęcać znaczące zasoby IT na utrzymanie tych systemów, co dodatkowo komplikowało procesy komunikacyjne. W szczególności w dużych organizacjach, gdzie skalowanie infrastruktury czy integracja nowych lokalizacji były kosztowne i wymagały specjalistycznej wiedzy, tradycyjne systemy stawały się coraz większym obciążeniem.
Korzyści z Wdrożenia Microsoft Teams Phone
Wdrożenie Microsoft Teams Phone przyniosło liczne korzyści, zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i dla SMB. Warto podkreślić kilka kluczowych obszarów, w których to rozwiązanie wpłynęło na poprawę efektywności i redukcję kosztów.
Zastąpienie Tradycyjnych Rozwiązań Telekomunikacyjnych
Jednym z najważniejszych benefitów wynikających z wdrożenia Microsoft Teams Phone jest możliwość rezygnacji z tradycyjnych rozwiązań telefonicznych. W przypadku dużych organizacji, oszczędności związane z eliminacją starych systemów wyniosły aż 10,8 miliona dolarów, podczas gdy SMB zaoszczędziły 94,600 dolarów. Te oszczędności są rezultatem m.in. eliminacji kosztów związanych z długodystansowymi i międzynarodowymi połączeniami oraz redukcji zwrotów za korzystanie z telefonów komórkowych.
Redukcja Kosztów Zarządzania Telekomunikacją
Dzięki integracji Microsoft Teams Phone z platformą Microsoft 365, firmy mogły znacząco obniżyć koszty związane z zarządzaniem telekomunikacją. W przypadku SMB, wysiłek związany z zarządzaniem telekomunikacją zmniejszył się z 0,5 etatu (FTE) do zaledwie 0,1 FTE, natomiast w dużych organizacjach spadek ten wyniósł z 3 do 2 FTE. W rezultacie, duże przedsiębiorstwa zaoszczędziły 1 milion dolarów, a SMB 130,000 dolarów.
Poprawa Komunikacji i Współpracy
Kolejną istotną korzyścią jest poprawa komunikacji i współpracy wewnątrz firm. Microsoft Teams Phone umożliwia użytkownikom zaoszczędzenie czasu dzięki bardziej efektywnej komunikacji. Użytkownicy mobilni zyskali średnio 1,6 godziny tygodniowo, a niemobilni 15 minut tygodniowo. Przekłada się to na oszczędności rzędu 8 milionów dolarów dla dużych organizacji i 79,000 dolarów dla SMB w ciągu trzech lat.
Dodatkowe Korzyści
Warto również wspomnieć o niekwantyfikowanych korzyściach, które przynosi Microsoft Teams Phone. Należą do nich:
- Zwiększone bezpieczeństwo i ciągłość działania: Microsoft Teams Phone jest zintegrowany z pełnym pakietem zabezpieczeń Microsoft 365, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz umożliwia pracę zdalną z dowolnego miejsca.
- Wyższa satysfakcja pracowników i klientów: Prosty w obsłudze interfejs oraz wsparcie dla pracy zdalnej sprawiają, że użytkownicy chętniej korzystają z tego narzędzia, co z kolei przekłada się na lepsze doświadczenia klientów.
Koszty Związane z Microsoft Teams Phone
Oczywiście, wdrożenie Microsoft Teams Phone wiąże się również z pewnymi kosztami. Wśród najważniejszych wymienić można:
- Licencje zewnętrzne i koszty użytkowania: W zależności od wielkości organizacji i wybranych opcji, koszty te mogą być znaczące. Duże firmy wydają około 5,3 miliona dolarów na licencje i użytkowanie, podczas gdy SMB wydają około 72,000 dolarów.
- Koszty wewnętrzne: Wdrażanie, zarządzanie oraz szkolenie użytkowników to kolejne koszty, które firmy muszą ponieść. W dużych organizacjach koszt ten wyniósł 1,4 miliona dolarów, natomiast w SMB 38,000 dolarów.
- Inne koszty zewnętrzne: Zakup urządzeń kompatybilnych z Teams Phone oraz ewentualne usługi profesjonalne mogą również generować koszty. W dużych firmach wydano na ten cel 1,4 miliona dolarów, a w SMB 13,000 dolarów.
Podsumowanie
Microsoft Teams Phone to zaawansowane narzędzie, które przynosi wymierne korzyści zarówno dla dużych organizacji, jak i dla SMB. Wdrożenie tego rozwiązania pozwala na znaczną redukcję kosztów, poprawę efektywności komunikacji oraz zwiększenie satysfakcji pracowników i klientów. Chociaż wdrożenie wiąże się z pewnymi kosztami, to jednak zwrot z inwestycji jest imponujący – w przypadku dużych firm wynosi 143%, a w SMB 146%, z okresem zwrotu krótszym niż 6 miesięcy.
