Case Study: Wdrożenie Microsoft 365 w agencji Przereklamowani — 2 tygodnie, zero przestojów

Case Study: wdrożenie Microsoft 365 w agencji reklamowej, migracja z IMAP do Exchange Online

Case study zrealizowany przez MTP Solutions w lutym 2026 roku dla agencji reklamowej Przereklamowani. Publikujemy go za zgodą klienta. Wszystkie liczby, zakres prac i efekty są prawdziwe.

Przereklamowani — agencja reklamowa z kilkuosobowym zespołem. Poczta na hostingu od lat, skrzynki w standardzie IMAP. Wraz ze wzrostem liczby zleceń skrzynki rosły do kilkudziesięciu GB, Outlook zaczął się zawieszać, a wyszukiwanie starych wiadomości trwało kilkanaście sekund. Do tego żadnych zabezpieczeń: jeden klik w fałszywy link mógł odsłonić całą korespondencję. Co zrobiliśmy: w 2 tygodnie przenieśliśmy 9 skrzynek pocztowych (82 GB danych) z IMAP na Microsoft 365 Business Premium. Zero minut przestoju, pełne zabezpieczenia od pierwszego dnia, 8 współdzielonych skrzynek bez dodatkowych licencji.

Karta klienta

Przereklamowani

Agencja reklamowa, Polska

Klient: Przereklamowani
Branża: Marketing i reklama
Wielkość: Mała firma (~8 osób)
Wdrożone usługi: Microsoft 365 Business Premium, Exchange Online, Defender for Office 365
Czas wdrożenia: 2 tygodnie
Zmigrowane dane: 82 GB (9 skrzynek pocztowych)

Wyniki w pigułce

0 min

Przestoju podczas migracji

82 GB

Zmigrowanych danych

Skrzynek w 2 tygodnie

Shared mailboxów bez licencji

Z jakim wyzwaniem mierzyli się Przereklamowani

Przereklamowani to agencja reklamowa obsługująca klientów w całej Polsce. Od lat korzystali z poczty email u swojego dostawcy hostingu. Skrzynki działały w standardzie IMAP. W praktyce oznacza to, że serwer przechowywał wiadomości i udostępniał je programowi pocztowemu na komputerze. Żadnej chmury, żadnej synchronizacji między urządzeniami, żadnego wspólnego kalendarza.

Z czasem problemów przybywało. Wraz z rozwojem działalności i rosnącą liczbą zleceń skrzynki urosły do kilkudziesięciu GB, a poczta działała coraz wolniej. Otwieranie folderu z setkami wiadomości potrafiło trwać kilkanaście sekund. Zdarzało się też, że maile od klientów po prostu nie docierały albo lądowały w spamie po stronie odbiorcy, bo serwer hostingowy nie miał poprawnie skonfigurowanych zabezpieczeń. Dla agencji reklamowej, która żyje z szybkiej komunikacji z klientami, to był realny problem biznesowy.

Brak zabezpieczeń, który nikomu nie spędzał snu z powiek

Żadnej weryfikacji dwuetapowej. Żadnego szyfrowania. Żadnej ochrony przed phishingiem. Wystarczyłby jeden klik w fałszywy link i ktoś z zewnątrz uzyskałby dostęp do skrzynki z danymi klientów, fakturami i projektami. Nikt w agencji nie myślał o tym na co dzień, bo po prostu nikt im wcześniej nie powiedział, że powinni.

„Gdy nasze skrzynki — wraz z rozwojem działalności i wzrostem liczby zleceń — zaczęły rosnąć do kilkudziesięciu GB, poczta potrafiła się zawieszać, wyszukiwanie starych wiadomości trwało kilkanaście sekund, a praca na Outlooku była ciężka. Zawsze działo się to w momencie, gdy najbardziej potrzebowaliśmy niezawodności. Stąd decyzja o przejściu na rozwiązanie Microsoft. Dodatkowo chcieliśmy mieć chmurę plików zintegrowaną z całym pakietem narzędzi. Wybór był prosty — M365." — Mariusz z Przereklamowani

Co wdrożyliśmy i jak przebiegała migracja

Zaproponowaliśmy przejście na Microsoft 365 Business Premium. To platforma, która zastępuje tradycyjną pocztę hostingową profesjonalnym systemem email (Exchange Online) z pełną synchronizacją, kalendarzami, kontaktami i wbudowanym pakietem do współpracy: Teams, OneDrive, SharePoint.

Całe wdrożenie zaplanowaliśmy na 2 tygodnie, tak żeby nie zaburzać codziennej pracy agencji.

Nowy tenant Microsoft 365 — skonfigurowany od zera, z zabezpieczeniami od pierwszego dnia. Żadnych domyślnych ustawień „na później".

9 skrzynek pocztowych — 1 główne konto użytkownika + 8 współdzielonych skrzynek (biuro, rozliczenia, rekrutacja i inne). Shared mailbox w Exchange Online nie wymaga osobnej licencji, więc 9 skrzynek = 1 płatna licencja.

Migracja 82 GB danych — wszystkie foldery, wysłane wiadomości i archiwa przeniesione ze starego serwera IMAP na Exchange Online. Migracja odbywała się w tle, stara poczta działała normalnie.

Zabezpieczenia od pierwszego dnia — weryfikacja dwuetapowa (MFA) na każdym koncie, ochrona przed phishingiem (Defender for Office 365), szyfrowanie wiadomości.

Branding firmowy — logo i kolory agencji w panelu logowania Microsoft 365. Pracownicy od razu widzą, że to ich firmowe środowisko, a nie generyczny Microsoft.

Skróty firmowe — własne adresy internetowe prowadzące bezpośrednio do poczty online. Wchodzisz na krótki adres, lądujesz prosto w swojej skrzynce.

Przełączenie bez przestoju

Przełączenie (zmiana rekordów DNS) nastąpiło dopiero po zweryfikowaniu, że wszystkie dane zostały przeniesione poprawnie. Użytkownicy nie odczuli żadnej przerwy w działaniu poczty. W dniu „przełączenia" rano logowali się do starej poczty, wieczorem do nowej — nic nie zginęło, nic nie wymagało rekonfiguracji na ich komputerach poza jednorazowym zalogowaniem.

10 z 10 testów weryfikacyjnych

Po przełączeniu przeszliśmy przez listę kontrolną migracji: poprawność rekordów DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC, Autodiscover), dostarczalność wiadomości testowych, konfiguracja zabezpieczeń, dostęp do shared mailboxów, synchronizacja kalendarzy. Wszystko zielone.

Porównanie: PRZED vs PO

Aspekt	PRZED	PO
Poczta	IMAP na hostingu, wolna, zawodna	Exchange Online, 50 GB na skrzynkę
Bezpieczeństwo	Brak MFA, brak ochrony	MFA + Defender for Office 365 + szyfrowanie
Współpraca	Tylko email	Teams, OneDrive, SharePoint, wspólne kalendarze
Dostęp	Tylko z komputera w biurze	Z każdego urządzenia, przeglądarka lub aplikacja
Shared mailboxy	Osobne konta z hasłami	Współdzielone skrzynki bez dodatkowych licencji
Branding panelu logowania	Generyczny panel hostingu	Firmowe logo i kolory

Mierzalne efekty po wdrożeniu

Po migracji agencja zyskała nie tylko stabilną i szybką pocztę, ale też narzędzia, których wcześniej nie miała. Wspólny kalendarz wyeliminował problem z nakładającymi się spotkaniami. OneDrive zastąpił przesyłanie dużych plików mailem. A 8 współdzielonych skrzynek (biuro@, rozliczenia@ i inne) działa teraz bez konieczności pamiętania osobnych haseł. Każdy uprawniony pracownik ma do nich dostęp bezpośrednio z Outlooka, z poziomu swojego konta.

Koszt licencyjny: 1 licencja zamiast 9

Dzięki modelowi shared mailbox w Exchange Online, agencja płaci za jedną licencję Microsoft 365 Business Premium (około 90 zł netto miesięcznie), a korzysta z 9 funkcjonalnych skrzynek. Gdybyśmy kupili 9 licencji, koszt byłby dziewięciokrotnie wyższy. Zamiast tego — jedno konto użytkownika + 8 współdzielonych, które pracownicy otwierają jednym kliknięciem.

Co mówi Mariusz z Przereklamowani

„Poczta M365 to najlepsze, co można sobie wyobrazić. Wszystko scentralizowane, bezpieczne, zintegrowane, w jednym miejscu. Do tego pliki w chmurze, kalendarze, zadania. To naprawdę ułatwia codzienne funkcjonowanie zarówno dużego przedsiębiorstwa, jak i mniejszej firmy. Po prostu działa „od pierwszego kliknięcia". Mamy porządek w skrzynkach, a dane naszych klientów są bezpieczne." — Mariusz z Przereklamowani

Czy Twoja firma nadal korzysta z poczty na hostingu?

Jeśli Twój zespół traci czas na wolną pocztę, brakuje Wam wspólnych kalendarzy i narzędzi do współpracy, a bezpieczeństwo danych opiera się na nadziei — porozmawiajmy. Sprawdzimy, czy Microsoft 365 ma sens dla Twojej firmy i ile będzie kosztować przejście. Bez żadnych zobowiązań.

Bezpłatna konsultacja — 15 minut, zero zobowiązań

Pokażemy Ci, jak wygląda migracja z hostingu na Microsoft 365 w Twojej sytuacji, ile potrwa, ile będzie kosztować i co dokładnie zyskasz. Bez handlowego bełkotu, bez presji.

Umów rozmowę o diagnozie

Najczęstsze pytania o wdrożenie Microsoft 365

Ile trwa wdrożenie Microsoft 365 w małej firmie?

Typowe wdrożenie dla firmy z 5 do 30 pracownikami trwa od 1 do 3 tygodni. Czas zależy głównie od ilości danych do przeniesienia i liczby skrzynek pocztowych. Migracja odbywa się w tle, a Twój zespół pracuje normalnie. W opisanym case study było to 2 tygodnie dla 9 skrzynek i 82 GB danych.

Czy migracja poczty powoduje przestoje?

Nie, jeśli jest dobrze zaplanowana. Profesjonalna migracja działa w taki sposób, że stara poczta funkcjonuje do momentu przełączenia, a dane są przenoszone w tle. Użytkownicy nie odczuwają żadnej przerwy. W tym projekcie: zero minut przestoju.

Ile kosztuje Microsoft 365 dla małej firmy?

Licencja Microsoft 365 Business Premium to około 90 zł netto za użytkownika miesięcznie. Współdzielone skrzynki (shared mailbox) nie potrzebują osobnej licencji, co znacząco obniża koszty. Firma z 1 licencją i 8 shared mailboxami płaci za jedną licencję, a korzysta z 9 skrzynek.

Co się dzieje z moimi starymi mailami przy migracji z IMAP?

Wszystkie foldery, wysłane wiadomości i archiwa są przenoszone 1:1 na Exchange Online. Nic nie znika. Po migracji widzisz dokładnie te same foldery, co wcześniej, tylko szybsze i dostępne z każdego urządzenia.

Czy muszę zmieniać adresy email pracowników?

Nie. Migracja obejmuje całą Twoją domenę firmową. Adresy pracowników pozostają bez zmian — zmienia się tylko serwer, na którym działa poczta.